Επιστολή στη διοίκηση του Δήμου Καβάλας απέστειλε η Ομοσπονδία Επαγγελματιών Βιοτεχνών και Εμπόρων Καβάλας με την οποία προτείνει την αναμόρφωση της διαδικασίας πρωτοκόλλησης των αιτήσεων των πολιτών. Η πρόταση προβλέπει την άμεση πρωτοκόλληση από την υπηρεσία που παραλαμβάνει την αίτηση, καταργώντας περιττές μετακινήσεις και καθυστερήσεις.
Συγκεκριμένα αναφέρει:
«Αξιότιμε κύριε Αντιδήμαρχε,
Η Ομοσπονδία Επαγγελματιών Εμπόρων και Βιοτεχνών Νομού Καβάλας, στο πλαίσιο της διαρκούς προσπάθειάς της για τη βελτίωση της εξυπηρέτησης των πολιτών και τη μείωση των διοικητικών βαρών, επιθυμεί να θέσει υπόψη σας ένα ζήτημα που αφορά τον τρόπο πρωτοκόλλησης των αιτήσεων που υποβάλλονται στις υπηρεσίες του Δήμου Καβάλας.
Σήμερα, όταν ένας πολίτης προσέρχεται σε κάποια υπηρεσία του Δήμου προκειμένου να υποβάλει αίτηση, ενημερώνεται ότι πρέπει προηγουμένως να μεταβεί στο Γραφείο Πρωτοκόλλου για να λάβει αριθμό πρωτοκόλλου και στη συνέχεια η αίτηση διαβιβάζεται από το Γραφείο Πρωτοκόλλου στην αρμόδια υπηρεσία. Σε αρκετές περιπτώσεις, μάλιστα, το Γραφείο Πρωτοκόλλου και η υπηρεσία στην οποία απευθύνεται η αίτηση στεγάζονται σε διαφορετικά δημοτικά κτίρια.
Η διαδικασία αυτή συνεπάγεται:
- άσκοπη ταλαιπωρία και απώλεια χρόνου για τους πολίτες, οι οποίοι υποχρεώνονται να μετακινούνται μεταξύ διαφορετικών υπηρεσιών,
- καθυστερήσεις στην εξυπηρέτηση και στην έναρξη επεξεργασίας των αιτημάτων,
- απασχόληση υπαλλήλων με αποκλειστικό αντικείμενο τη φυσική μεταφορά εγγράφων μεταξύ δημοτικών κτιρίων,
- πρόσθετο λειτουργικό κόστος για τον Δήμο,
- καθώς και περιττό κίνδυνο απώλειας, φθοράς ή καθυστέρησης των εγγράφων κατά τη φυσική διακίνησή τους.
Σε μια εποχή κατά την οποία η Δημόσια Διοίκηση επενδύει στον ψηφιακό μετασχηματισμό, στη διαλειτουργικότητα των πληροφοριακών συστημάτων και στην απλούστευση των διοικητικών διαδικασιών, θεωρούμε ότι η συγκεκριμένη πρακτική δεν ανταποκρίνεται πλέον στις σύγχρονες απαιτήσεις αποτελεσματικής διοίκησης.
Για τον λόγο αυτό προτείνουμε να εξεταστεί η δυνατότητα κάθε υπηρεσία του Δήμου που παραλαμβάνει αίτηση πολίτη να έχει τη δυνατότητα άμεσης καταχώρισής της στο ηλεκτρονικό σύστημα πρωτοκόλλου και απόδοσης αριθμού πρωτοκόλλου κατά τη στιγμή της παραλαβής της. Με τον τρόπο αυτό, ο πολίτης θα εξυπηρετείται σε ένα μόνο σημείο, χωρίς πρόσθετες μετακινήσεις, ενώ η αίτηση θα παραμένει από την πρώτη στιγμή στην αρμόδια υπηρεσία που θα τη διαχειριστεί.
Η εφαρμογή μιας τέτοιας διαδικασίας αναμένεται να επιφέρει σημαντικά οφέλη, όπως:
- ουσιαστική αναβάθμιση της εξυπηρέτησης των πολιτών,
- εξοικονόμηση πολύτιμου χρόνου τόσο για τους πολίτες όσο και για τους δημοτικούς υπαλλήλους,
- περιορισμό της ανάγκης φυσικής διακίνησης εγγράφων μεταξύ διαφορετικών κτιρίων,
- μείωση του λειτουργικού κόστους της διοίκησης,
- ενίσχυση της ασφάλειας των εγγράφων και της ιχνηλασιμότητας της διακίνησής τους,
- καλύτερη αξιοποίηση του ανθρώπινου δυναμικού του Δήμου σε εργασίες ουσιαστικής διοικητικής υποστήριξης αντί της μεταφοράς εγγράφων,
- εναρμόνιση της λειτουργίας του Δήμου με τις αρχές της ψηφιακής διακυβέρνησης και της σύγχρονης δημόσιας διοίκησης.
Πιστεύουμε ότι η υλοποίηση της παραπάνω πρότασης δεν απαιτεί κατ’ ανάγκη σημαντικούς οικονομικούς πόρους, αλλά κυρίως οργανωτικές παρεμβάσεις και αξιοποίηση των δυνατοτήτων που ήδη παρέχουν τα σύγχρονα ηλεκτρονικά συστήματα διαχείρισης εγγράφων και ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου.
Η Ομοσπονδία μας είναι βέβαιη ότι συμμερίζεστε την ανάγκη συνεχούς βελτίωσης των παρεχόμενων υπηρεσιών προς τους πολίτες και τις επιχειρήσεις και ευελπιστούμε ότι η πρότασή μας θα εξεταστεί με ιδιαίτερο ενδιαφέρον.
Παραμένουμε στη διάθεσή σας για κάθε συνεργασία ή ανταλλαγή απόψεων που θα συμβάλει στον περαιτέρω εκσυγχρονισμό της λειτουργίας του Δήμου Καβάλας.